Política de cancelación para psicólogos (con plantilla)

Equipo MiTerapiaTime · 20 de septiembre de 2026

Guía de gestión de consulta, no asesoramiento jurídico ni fiscal. Antes de aplicar una penalización económica, revisa tu caso concreto con tu gestoría o con la asesoría de tu colegio profesional.

Un mensaje a las 21:40: "Perdona, mañana no voy a poder ir". La sesión era a las 10:00.

Ese hueco ya no se cubre. Nadie reserva una cita de terapia con doce horas de antelación. Y el problema no es la hora perdida: es que dentro de doce horas vas a tener que decidir, otra vez y sin un criterio escrito, si lo cobras o no lo cobras.

Ahí está el coste real de no tener política de cancelación. No es el dinero. Es que cada cancelación se convierte en una negociación privada contigo mismo.

Primero, haz tus números

Antes de decidir nada, calcula qué te está pasando a ti.

Toma una consulta tipo: 22 sesiones a la semana, 55 € la sesión, 44 semanas trabajadas al año. Facturación anual de unos 53.000 €.

Si se te cae una sesión a la semana sin posibilidad de recolocarla, son 55 € semanales: unos 240 € al mes y en torno a 2.400 € al año. Con dos a la semana, rozas los 5.000 €.

Y esa cifra se queda corta, porque no cuenta lo otro: el tiempo muerto entre dos pacientes que ya no puedes usar para nada útil, los mensajes de ida y vuelta para recolocar, y el desgaste de decidir caso por caso.

Haz el cálculo con tus datos reales antes de seguir leyendo. Abre la agenda de los últimos dos meses y cuenta las cancelaciones con menos de 24 horas. El número suele sorprender.

Las cuatro decisiones que tiene que resolver tu política

Una política de cancelación no es un párrafo amenazante. Son cuatro decisiones concretas, y con tomarlas ya tienes el texto casi escrito.

1. El plazo

Lo estándar en consulta privada en España son 24 o 48 horas.

24 horas es lo más común y lo más fácil de defender: es un plazo que el paciente entiende y que te da margen para avisar a alguien de la lista de espera. 48 horas protege más tu agenda, pero genera más fricción y más excepciones.

Elige uno. No pongas "con suficiente antelación": eso no es un plazo, es una fuente de discusiones.

2. Qué pasa dentro del plazo

Cambio de cita sin coste, siempre. Esto es importante y se olvida: la política no debe castigar al que avisa a tiempo, debe premiarle. Si reagendar es gratis y fácil, la mayoría reagenda en vez de desaparecer.

3. Qué pasa fuera del plazo

Aquí van las tres opciones que se ven en consulta:

• Suave: primera vez sin coste; a partir de la segunda, se aplica la política.
• Estándar: se abona el 50% de la sesión.
• Firme: se abona el 100%.

El 50% es el punto de equilibrio para la mayoría de consultas privadas. Comunica que tu tiempo vale, sin que parezca una multa.

4. Las excepciones

Escríbelas tú antes de que te las plantee el paciente: enfermedad aguda, urgencia familiar, un imprevisto grave. Reservarte explícitamente la posibilidad de no aplicar la política en casos justificados no la debilita, la hace aplicable. Una política sin excepciones no se aplica nunca, porque la primera excepción real la tira abajo entera.

El marco legal, en tres frases

No es un tema oscuro, pero sí tiene reglas.

Es una condición del contrato de servicios, no una multa. Para que sea exigible, el paciente tiene que haberla conocido antes de reservar y haberla aceptado. Si aparece por primera vez en el email donde le reclamas 27,50 €, no la has informado: se la has comunicado.

Tiene que ser proporcionada. La normativa de consumo (texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios) considera abusivas las penalizaciones desproporcionadas al incumplimiento. Cobrar el importe de la sesión reservada es defendible; cobrar un recargo por encima de eso, no.

Tiene que estar por escrito y poder demostrarse. El sitio natural es tu consentimiento informado o tu hoja de condiciones del servicio, firmada en la primera sesión, más el recordatorio en cada confirmación de cita.

Y un apunte práctico: si cobras una cancelación, documéntala. Los servicios sanitarios de un psicólogo con titulación habilitante están exentos de IVA, pero el tratamiento contable de un importe cobrado por una sesión no prestada no es idéntico al de una sesión normal. Pregúntaselo a tu gestoría una vez y lo dejas resuelto para siempre.

Plantilla lista para copiar

Versión estándar, la que sirve para la mayoría de consultas. Ajusta plazo e importe a lo que hayas decidido arriba.

Política de cancelación

Tu cita queda reservada en exclusiva para ti durante la hora acordada.

• Puedes cambiar o cancelar tu cita sin ningún coste hasta 24 horas antes de la hora de inicio.
• En cancelaciones con menos de 24 horas de antelación, o si no acudes a la sesión, se abona el 50% del importe.
• En caso de enfermedad aguda o urgencia justificada, escríbeme y buscamos la forma de recolocar la sesión.

Esta política existe para poder ofrecer ese hueco a otra persona cuando tú no puedas usarlo.

Tres detalles del texto que no son casuales:

1. Empieza por lo que el paciente recibe ("reservada en exclusiva para ti"), no por lo que pierde.
2. La cancelación gratuita va primero. Lo que más se va a usar, arriba.
3. Cierra con el porqué. Una razón operativa y comprensible desarma casi todas las quejas.

Si prefieres la versión firme, cambia el 50% por el 100% y añade: "Si consigo cubrir el hueco con otra persona, no se aplica ningún cargo". Es una cláusula justa y hace que el 100% se acepte mucho mejor.

Dónde tiene que estar escrita (los cinco sitios)

La política que solo está en un cajón no existe. Estos son los puntos de contacto:

1. Tu perfil o tu web, en las condiciones del servicio, visible antes de reservar.
2. El documento de consentimiento informado o la hoja de condiciones de la primera sesión, con firma.
3. El email de confirmación de cada cita, en una línea.
4. El recordatorio de 24-48 horas, con el enlace para cambiar la cita al lado.
5. Dicha en voz alta en la primera sesión, en veinte segundos: "Si algún día no puedes venir, avísame con un día de antelación y lo cambiamos sin problema".

Ese punto 5 es el que más efecto tiene y el que más cuesta. Decirlo tú, tranquilo, en la primera sesión, convierte la política en parte del encuadre y no en una letra pequeña que el paciente descubre el día que falla.

Cómo aplicarla sin que te cueste un disgusto

El fallo no está en redactarla. Está en el momento de cobrarla.

Reclamar 27,50 € por un Bizum, dos días después, a una persona con la que trabajas la confianza cada semana, es incomodísimo. Por eso la mayoría de políticas se escriben y no se aplican nunca.

Solo hay dos formas de resolverlo:

Que el cobro ya esté hecho. Si el paciente paga al reservar, la política deja de ser una reclamación y pasa a ser una devolución: cancela dentro de plazo, se le devuelve; cancela fuera, se aplica lo que dice la política. Tú no pides nada. El sistema hace lo que ya estaba escrito y aceptado.

Que lo diga el sistema, no tú. Recordatorio automático a 24 horas con el enlace de reagendar visible. Confirmación automática con la política en una línea. Cuando el mensaje sale solo, deja de ser una decisión tuya cada martes.

En MiTerapiaTime la reserva y el pago van en un solo paso por esto exactamente: el compromiso es simétrico desde el principio, y tu política se aplica sola. La plataforma es gratis y solo cobramos un 3% por sesión cobrada, así que si una semana no hay sesiones, no pagas nada.

Cinco errores que se repiten

• Plazo vago. "Con antelación suficiente" no es un plazo.
• Política solo punitiva. Si no dice qué pasa cuando el paciente avisa a tiempo, solo dice que vas a cobrar.
• Informarla tarde. Si el paciente no la conoció antes de reservar, no es exigible.
• Aplicarla a discreción. Cobrarle al que te cae peor y perdonar al que te cae bien es lo que de verdad daña el vínculo.
• No revisarla. Si en seis meses no has aplicado la política ni una vez teniendo cancelaciones, la política no es blanda: es inexistente.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar legalmente una sesión a la que el paciente no acude? Sí, siempre que la condición se haya informado y aceptado antes de reservar, esté redactada con claridad y el importe sea proporcionado (como máximo, el precio de la sesión reservada). Lo que no puedes es improvisarla después del incumplimiento.

¿Cuánto tiempo de antelación es razonable pedir? 24 horas es el estándar en consulta privada y el más fácil de sostener. 48 horas protege más tu agenda, pero espera más excepciones y más conversaciones. Elige uno y aplícalo igual para todos.

¿La política de cancelación no daña la relación terapéutica? Lo que daña la relación es la ambigüedad: que cada cancelación abra una negociación distinta. Un encuadre claro, dicho al principio y aplicado igual con todo el mundo, es más cuidadoso que un "no te preocupes" que luego te pesa.

¿Y si el paciente cancela por enfermedad? Déjalo escrito como excepción antes de que ocurra. Una política con excepciones previstas se puede aplicar; una política sin ellas se rompe el primer día y ya no vuelve a usarse.