Facturas y justificantes para psicólogos: guía práctica

Equipo MiTerapiaTime · 14 de agosto de 2026

Son los dos papeles que más te piden y de los que menos se habla: la factura de la sesión y el justificante de asistencia. Ninguno tiene que ver con la terapia, los dos son obligatorios en su contexto, y entre los dos se te va una tarde entera al mes si los haces a mano.

Esta guía ordena qué exige cada uno, qué no debe aparecer nunca en un justificante, y cómo dejar de escribirlos uno a uno.

Esto es una guía de gestión, no asesoramiento fiscal. Cada consulta tiene su situación (epígrafe, tipo de servicios, comunidad autónoma): contrasta con tu gestoría antes de cambiar nada.

Factura y justificante no son lo mismo

Se confunden constantemente porque el paciente los pide en la misma frase ("¿me das un papel de que he venido?"). Son documentos distintos, con finalidad y contenido distintos.

La regla práctica: la factura habla de dinero, el justificante habla de tiempo. Ninguno de los dos habla de contenido de sesión.

La factura: qué está obligado a emitir un psicólogo

La duda más repetida en consulta pequeña es esta: "si mis sesiones están exentas de IVA, ¿tengo que facturar?". La exención de IVA no te exime de emitir factura. La asistencia sanitaria está exenta del impuesto, pero la operación existe, tributa en tu IRPF y debe estar documentada. En la práctica: emite factura de cada sesión.

Una factura completa lleva, como mínimo:

• Número y serie, correlativos y sin saltos.
• Fecha de expedición (y fecha de la operación, si es distinta).
• Tus datos: nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
• Datos del destinatario: nombre y NIF del paciente si te lo pide completa; si no, al menos el nombre.
• Descripción del servicio: "Sesión de psicología, 50 min, 12/08/2026". Sin detalle clínico.
• Importe y, al estar exenta, la mención expresa de la exención: "Operación exenta de IVA conforme al artículo 20.Uno.3.º de la Ley 37/1992".

Sobre la factura simplificada (el clásico ticket): la normativa la permite por debajo de 400 €, y una sesión suelta cabe de sobra. Pero si el paciente la va a presentar a su seguro de salud, a su mutua o a su declaración, necesita factura completa con su NIF. Emitir siempre la completa te ahorra rehacerlas tres meses después.

Cuándo tus servicios no están exentos de IVA

La exención cubre la asistencia sanitaria a personas físicas —diagnóstico, prevención y tratamiento— prestada por profesional con la titulación correspondiente. No cubre todo lo que factura una consulta. Suelen quedar sujetos al 21 %:

• Informes periciales para un juzgado o para un tercero.
• Formación y talleres a empresas o colegios.
• Servicios de acompañamiento no sanitarios (coaching, orientación no clínica).

Ejemplo real de una consulta mixta en un mes:

Tres tipos de factura distintos en el mismo mes. Si los mezclas en la misma serie y con la misma plantilla, el lío llega en el trimestre. Ten series separadas desde el principio.

La retención de IRPF: solo con empresas

Cuando facturas a un particular, no hay retención. Cuando facturas a una empresa u otro profesional (el taller del ejemplo, un informe para una aseguradora), sí: se aplica el 15 % —el 7 % durante los tres primeros años de actividad, si te acoges—.

Con el taller de 400 €: base 400 € + IVA 84 € − retención 60 € = 424 € cobrados. Los 60 € no los pierdes, los ingresa la empresa a Hacienda a tu nombre. Sorprende la primera vez que ves el ingreso.

El justificante de asistencia: el documento del que nadie habla

Te lo pedirán para justificar una ausencia en el trabajo, en la universidad o ante una mutua. Es un documento breve y debe seguir siéndolo:

Qué lleva:

• Nombre y apellidos del paciente.
• Fecha y horario de la cita (inicio y fin).
• Tu nombre, titulación y número de colegiado.
• Firma o sello, y fecha de emisión.

Qué no lleva, nunca:

• Motivo de consulta o diagnóstico.
• Contenido de la sesión o evolución.
• Recomendaciones sobre el paciente dirigidas a terceros.

El principio es de minimización: quien recibe el papel necesita saber que esa persona estuvo contigo a esa hora, no por qué. Si la empresa insiste en que "necesita el motivo", la respuesta honesta es que un justificante de asistencia acredita asistencia; cualquier otra cosa es un informe clínico, requiere una petición distinta y el consentimiento explícito del paciente.

Y un detalle que se escapa: el justificante se entrega al paciente, no se envía a su empresa. Es el paciente quien decide enseñarlo. Enviarlo tú directamente es una cesión de datos que nadie te ha autorizado.

Cuánto te cuesta hacerlo a mano

Números de una consulta media, 15 sesiones por semana:

• 60 facturas al mes. A 3-4 minutos cada una entre plantilla, número, PDF y correo: 3,5 horas.
• 5-8 justificantes al mes, otros 25 minutos.
• Más el rato de reconstruir en el trimestre lo que se quedó sin emitir.

Casi 4 horas al mes. Si tu hora de consulta vale 60 €, estás dedicando el equivalente a 240 € mensuales a copiar datos que ya tienes en la agenda. Y el coste no es solo tiempo: la numeración saltada y la factura que nunca se emitió son el clásico disgusto de enero.

Tres formas de automatizarlo

1. Gratis y ordenado (mínimo viable). Plantilla de factura fija, una hoja de cálculo con numeración correlativa por series, carpeta por año y trimestre, y la costumbre de emitir el mismo día del cobro. No es elegante, pero elimina el 80 % de los errores.

2. Programa de facturación. El paso natural cuando pasas de 40-50 facturas al mes. Ojo aquí con la normativa: los sistemas de facturación deberán cumplir los requisitos antimanipulación, y para autónomos la fecha es el 1 de julio de 2027. Lo desglosamos en VeriFactu para psicólogos autónomos; si vas a cambiar de herramienta este año, elige una que ya lo contemple.

3. Que el documento salga de la reserva. El origen del trabajo manual es que el cobro y el papel viven en sitios distintos: cobras por Bizum y luego, aparte, escribes la factura. Cuando el paciente reserva y paga en el mismo paso, el sistema ya sabe quién, cuándo, qué servicio y cuánto: el documento se genera solo. Es lo que hacemos en MiTerapiaTime —factura y justificante a partir de la cita pagada, sin que tú los redactes— y por qué insistimos tanto en la reserva con pago en un paso.

Sobre plazos de conservación: guarda las facturas al menos cuatro años por la prescripción tributaria (seis, si te guías por el Código de Comercio). La historia clínica va por otra norma distinta y con plazos propios; no la mezcles en la misma carpeta ni en el mismo criterio.

Cinco errores que se repiten

1. Numeración con saltos porque anulaste una factura borrándola. Se anula con una rectificativa, no con la tecla de suprimir.
2. Olvidar la mención de exención. Una factura sin IVA y sin explicar por qué parece un error de cálculo.
3. Mezclar series de sesiones exentas y servicios al 21 % en la misma numeración.
4. Justificantes con diagnóstico, normalmente por querer ayudar al paciente con su empresa. Es justo lo que no debe salir de la consulta.
5. Cobrar sin registrar. El Bizum de la sesión de hace tres semanas que ya no sabes a quién corresponde. Sobre esto escribimos entero: cómo cobrar sesiones online sin perseguir pagos.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que emitir factura a un paciente particular si mis sesiones están exentas de IVA? Sí. La exención afecta al impuesto, no a la obligación de documentar la operación: el ingreso sigue tributando en tu IRPF. En la factura se indica la exención en lugar de la cuota de IVA.

¿Puedo usar factura simplificada para las sesiones? Por importe, cabe (una sesión está muy por debajo del límite de 400 €). Pero si el paciente la necesita para su seguro, su mutua o su declaración, tendrás que emitirle una completa con su NIF. Salvo que tengas mucho volumen de pagos anónimos, compensa hacer siempre la completa.

Una empresa me pide el motivo de la ausencia de mi paciente. ¿Qué hago? Emitir el justificante de asistencia con fecha, hora y tus datos colegiales, y entregárselo al paciente. El motivo no forma parte de un justificante de asistencia; cualquier informe con contenido clínico requiere una solicitud distinta y el consentimiento explícito de la persona.

¿VeriFactu me obliga a cambiar de sistema ya? No de forma inmediata. Para autónomos la obligación arranca el 1 de julio de 2027. Lo que sí conviene es no invertir ahora en una herramienta que no vaya a cumplirlo.